DSN_XP y la ingeniería documental

Ingeniería Documental

DSN_XP considera a la ingeniería documental como una perspectiva de conocimiento que tuvimos que desarrollar para poder aplicar los conocimientos adquiridos en el modelado de desarrollo de software mediante UML como lenguaje unificado para la generación de documentos técnicos de proyectos de desarrollo que fueron analizados por nuestro marco de trabajo DSN_XP.

La documentación técnica como ingeniería

 Documento original

Pensamientos tomados desde Internet...

"El diseño de tipos de documentos es una actividad generalizada en la práctica profesional desde hace años.  Sin embargo, la generalización del lenguaje XML como medio para codificar e intercambiar documentos a través de redes y la aparición de distintos métodos para codificar las características de los tipos de documentos (esquemas XML, RelaxNG, etc.) y sus metadatos descriptivos y administrativos ha hecho manifiesta la necesidad de contar con una aproximación más estructurada para formalizar el diseño de tipos de documentos y su implementación mediante estándares XML."

Esto se une a los requisitos de la nueva aproximación tecnológica para la integración de aplicaciones software -los llamados servicios Web o arquitectura SOA (Service Oriented Architecture)- que basan la interacción entre sistemas en el intercambio de documentos XML cuya estructura debe definirse con precisión.

La principal aproximación teórica a este problema lo encontramos en el trabajo del académico de Robert J. Glushko, con el nombre de Ingeniería Documental.

Este autor propuso la utilización del término ingeniería documental para referirse a las distintas técnicas y tecnologías que se utilizan para establecer modelos que hagan posible el intercambio de documentos entre organizaciones. Su obra sobre este tema está formada por diversos artículos y contribuciones a congresos, así como de manera especial por el libro escrito en colaboración con Tim McGrath (Glushko-Mcgrath, 2005) , en el que se analiza y describe el alcance de esta disciplina desde una perspectiva conceptual y práctica.

Concretamente Glushko la define como “la disciplina dedicada a especificar, diseñar e implementar los documentos electrónicos que se usarán en los intercambios de información en internet para solicitar la ejecución de procesos de negocio, o para devolver los resultados obtenidos por la ejecución de estos procesos a través de servicios web”. Otra definición propuesta por el autor señala que “la ingeniería documental estudiaría los métodos de análisis y diseño y los modelos formales para describir la información requerida por los procesos de negocio, así como la secuencia o coreografía mediante la cual estos procesos se coordinan” (Glushko, 2003).

Vemos que el término agrupa distintas técnicas: diseño de tipos de documentos, análisis de procesos y modelos de transacciones, así como los procedimientos necesarios para el intercambio de información y documentos a través de la Red. Podríamos decir que son tres sus objetivos:

• Modelar procesos y transacciones entre empresas, y representarlos en un formato que haga posible su procesamiento automatizado.
• Modelar la estructura de los documentos que se intercambian en esos procesos. Normalmente mediante XML.
• Implementar soluciones informáticas capaces de ejecutar y auditar estas transacciones en entorno internet, garantizando la autenticidad, confidencialidad y seguridad de los datos.

Data e Información

Para DSN_XP, la ingeniería documental se estudia desde la perspectiva de la DATA y sus relaciones en el proceso macro denominado Información.  A partir de esta perspectiva todas aquellas ramificaciones del estudio de conceptos aplicados al proceso de desarrollo de información son estudiados bajo una serie de disciplinas que se integran en la arquitectura de información que se establece sobre la cultura de la organización y la tecnología aplicada al procesamiento de la DATA en información.

La ingeniería documental como disciplina aplica un enfoque de flujo de datos para toda la organización, identificando y modelando mediante documentos los cuales se envían internamente entre los distintos procesos de la organización y sus contenidos.

Los documentos en cuestión puede ser documentos transaccionales (EDI, XML) o publicaciones (HTML, PDF, DTD) o una mezcla de estos formatos.

La ingeniería documental no es ingeniería de software, tampoco es una temática exclusiva de TI, no es tampoco publicaciones Web, tampoco es arquitectura empresarial ni re-ingeniería de procesos de negocios, pero es común a todas estas disciplinas porque es un tema transversal a toda la organización.

La ingeniería documental es, por supuesto, algo más sofisticado que un simple flujo de datos, el análisis también abarca los signos y los aspectos de ruteo de mensajes.

La ingeniería documental considera como principio de diseño, soluciones altamente automatizadas en base a una arquitectura orientada a servicios altamente desacoplados.

Inicialmente la normalización documental para intercambio de documentos comerciales EDI (Electrónic Data Interchange) y sus formatos están altamente acoplados a la capacidad de transferencia de datos mediante redes de TELECOM.

Como DSN_XP trabajamos aprendiendo el formato EDIFACT para la transferencia de bloques de información entre diversas entidades de diversas líneas de negocio dentro de un contexto comercial como lo es la transacción comercial para aerolíneas.

Actualmente la cobertura de los formularios electrónicos en la transferencia de bloques de información y su normalización a motivado al desarrollo de iniciativas como los lenguajes HL7, xrl o HR-XML.

La importancia entonces de la ingeniería documental radica en que, la normalización no solo implica la necesidad de establecer acuerdos sobre el formato y el contenido de los documentos, sino también sobre su utilización prevista y los procesos de trabajo de los que forman parte.

En este punto la ingeniería documental se relaciona notablemente con la ingeniería procedural y de automatización de procesos, por lo tanto, la normalización debe considerar numerosas metodologías de representación y optimización de los procesos administrativos cuyo núcleo como bloque de construcción informativa es el formulario electrónico.

Al normalizar se deben considerar:

• Los aspectos técnicos relacionados con la transmisión física de los mensajes a través de redes de comunicaciones.
• Los aspectos documentales vinculados a los datos que se deben incluir en los documentos y a la forma de organizarlos.
• Los aspectos organizativos en relación a los procesos en los que se usarán los documentos, el orden en el que deben intercambiarse y las dependencias que existen entre ellos.